Møterom til leie: hva timeprisen dekker, og når det lønner seg

Et møterom i egen leieavtale koster deg areal hver måned i hele avtaleperioden — uansett hvor mange møter du holder i det. Leier du rommet per time, betaler du bare for møtene.

Det regnestykket faller ulikt ut avhengig av hvor ofte du har folk på besøk. Har du kundemøter hver uke, blir timeleie fort dyrere enn kvadratmeterne — har du det én gang i måneden, er det omvendt — og da er det ingen grunn til å betale for et rom som står tomt resten av tiden.

Når det lønner seg å leie per time

Tre situasjoner går nesten alltid i favør av timeleie. Den første er det store møtet: styremøtet, kundepresentasjonen eller opplæringsdagen som ikke får plass i egne lokaler uansett. Den andre er hjemmekontoret — jobber du hovedsakelig hjemmefra, er et leid rom en langt billigere måte å møte kunder på enn et kontor du nesten ikke bruker. Den tredje er møter i en annen by, der alternativet er en hotellobby.

Går du motsatt vei og trenger rommet flere dager i uken, bør du regne på kontorfellesskap i stedet. Da får du møterom i medlemskapet, og en plass å jobbe fra mellom møtene.

Romtypene og hva de koster

Små møterom, 2–4 personer

Lydtette rom for korte samtaler, videomøter og en-til-en-møter. Det er typen som er mest etterspurt og minst tilgjengelig — de færreste bygg har nok av dem. Pris: 200–500 kr per time.

Standard møterom, 6–12 personer

Bord, stoler, skjerm eller projektor. Dekker teammøter, jobbintervjuer og de fleste kundemøter. Pris: 500–1 500 kr per time.

Konferanserom, 12–50 personer

Mikrofoner, større AV-oppsett og plass til presentasjon. Brukes til styremøter, seminarer og kursdager. Her er det ofte halv- og heldagspriser som gjelder i praksis. Pris: 1 500–5 000 kr per time.

Kreative rom

Tavler, flyttbare møbler, vegger det er meningen at du skal henge ting på. Verdt merprisen når møtet skal produsere noe, ikke bare informere.

Hva du bør sjekke før du booker

• AV-utstyr: skjerm, kamera og mikrofon, og at det fungerer med den møteløsningen du bruker. Spør om noen kan testes 15 minutter før møtet starter.
• Internett: dedikert linje eller delt med resten av bygget? Et videomøte for 12 personer tåler ikke en delt linje på et travelt tidspunkt.
• Akustikk og luft: et rom for 12 som egentlig er dimensjonert for 6, blir uutholdelig etter en time — og det merkes på hvor fort møtet blir ferdig. Spør om ventilasjonen, og om vinduene kan åpnes.
• Servering: kaffe og vann er ofte inkludert, lunsj nesten aldri. Avklar om du kan ta med egen bestilling.
• Beliggenhet: gangavstand fra kollektivknutepunkt for dem som kommer med buss eller bane, og parkering for dem som kjører.
• Avbestilling: hvor lang frist, og hva koster det å flytte møtet en dag?

Enkeltbooking eller fast avtale

Bruker du samme rom flere ganger i måneden, er det verdt å spørre om en rammeavtale. Mange aktører gir rabatt mot et avtalt antall timer, og du får oftere tilgang på de tidspunktene alle vil ha — tirsdag til torsdag mellom 9 og 12. Det er der kapasiteten går først, og det er der en avtale er verdt mest.

Trenger du rommet ukentlig over lengre tid, begynner regnestykket å likne på et medlemskap i et kontorfellesskap. Da får du møterom i prisen og en plass å jobbe fra mellom møtene.

Slik setter du opp rommet

Oppsettet avgjør mer av møtet enn utstyret gjør. Ett bord med alle rundt fungerer for diskusjon og beslutninger opp til åtte–ti personer. Skal noen presentere for en større gruppe, trenger du stolrader eller hesteskoform og en skjerm alle ser uten å snu seg. Skal gruppen jobbe i mindre lag, trenger du flyttbare bord og veggplass.

Spør om rommet kan settes opp på forhånd, og hvor lang tid du har før og etter den bookede tiden. Et møte som starter med åtte personer som flytter bord, starter dårlig.

Møterom i Bergen

Tilbudet i Bergen har vokst jevnt, og det deler seg i tre:

• Sentrum, Media City Bergen og Solheimsviken: moderne lokaler med godt AV-utstyr, høyest pris, kortest vei for dem som kommer med Bybanen.
• Laksevåg og Damsgård: kontorfellesskap som Bergen.Works leier ut møterom rimeligere, og med god parkering.
• Flesland-området: praktisk når halve møtet kommer med fly og skal tilbake samme dag.

Velg etter hvor deltakerne kommer fra, ikke etter hvor kontoret ditt ligger. Et møte som starter 20 minutter forsinket fordi halve gruppen sto i kø gjennom sentrum, er dyrere enn differansen i timepris — uansett hvor pent rommet er.

Søk etter lokaler med møterom på Fløy — gratis, uten innlogging.